Jahresbericht Universitätssport 2024/25
Support
Im Studienjahr 2024/25 wurden zahlreiche interne Prozesse überprüft, neu definiert und digital optimiert. Das gesamte Team brachte sich aktiv mit Ideen und Lösungen ein – ein gemeinsamer Schritt zu mehr Effizienz, Transparenz und Servicequalität.
Die Menge der Optimierungen widerspiegelt die hohe Motivation der Mitarbeitenden das Angebot und uns stetig zu entwickeln. Die Vielzahl der Neuerungen/Projekte war in Bezug auf die Umsetzung und die Belastung der Mitarbeitenden am oberen Limit. Meist verursachen die Projekte bis zur Implementierung mehr Aufwand als ursprünglich erwartet.
Nur durch Optimierungen kann der Betrieb bei gleichbleibenden Personalressourcen aber steigendem Angebotsvolumen weiterhin reibungslos gewährleistet werden. Interne Personalrochaden, hin von der Administration in den IT-Bereich, sichern zudem den technischen Unterhalt und die weitere Entwicklung nachhaltig ab.
Digitaler Unisportausweis
Der digitale Unisportausweis wurde erfolgreich in die UniBE Mobile App implementiert. Neben Studierenden und Mitarbeitenden können auch Unisportausweis-Besitzende den digitalen Ausweis nutzen – eine zusätzliche, kundenorientierte Dienstleistung und gleichzeitig eine Effizienzsteigerung in der Administration.
Auch Trainingsleitende profitieren. Ihr Ausweis ist neu direkt in der eigens entwickelten TL-App integriert (siehe folgender Abschnitt).
TL-App – digitale Unterstützung für Trainingsleitende
Die im Vorjahr eingeführte App für Trainingsleitende hat sich im Berichtsjahr erfolgreich etabliert. Sie vereinfacht die Administration der Angebote erheblich: Trainingsleitende finden darin ihren Trainingsauftrag, Detailinformationen zum Angebot, die stets aktuelle Teilnehmer:innenlisten sowie alle weiteren relevanten Dokumente.
Durch die zentrale Bereitstellung aller Informationen entfällt das aufwändige Durchsuchen zahlreicher E-Mails. Auch für das Unisport-Supportteam bedeutet die App eine spürbare Entlastung: Die Administration läuft effizienter und der E-Mail-Verkehr konnte deutlich reduziert werden.
Kursadministration - Optimierungsprozess
Der gesamte Kursadministrationsprozess wurde analysiert und optimiert. Ziele waren Prozessklarheit, einfachere und zeitnahe Zugriffe sowie eine effizientere Administration. Für Outdoorkurse können beispielsweise Zusatzinformationen frühzeitig in unserem System hinterlegt und über ein neues, übersichtliches E-Mail-Format an Teilnehmende versendet werden. Zudem wurden einheitliche Richtlinien für die Kursadministration aller Bereiche festgelegt und dokumentiert.
Vereinheitlichung Niveaubeschriebe
Die Niveaubeschriebe wurden vereinheitlicht und systematisch strukturiert. Alle Sportarten beginnen bei Niveau 1 und führen bis maximal Niveau 4. Bei einzelnen Sportarten wird auf eine Niveau-Unterteilung verzichtet. Diese klare Struktur erhöht die Transparenz für Teilnehmende und verbessert die Vergleichbarkeit innerhalb der Sportart. Aufgrund der Verschiedenheit unserer angebotenen Sportarten, beschreibt jede Sportart ihre Niveaus individuell.
Kostenstruktur Kurse
Zur Vereinfachung wurden die Kurspreise auf zwei Tarife reduziert: «In Ausbildung» und «Übrige». Damit wird das interne System vereinheitlicht und die Preisstruktur transparenter.
Die Berechnung der Kurspreise erfolgt neu nach einem einheitlichen Verfahren. Für sämtliche Kurse ist definiert, welche Kostenteile für die Berechnung der Kurspreise in die Kalkulation einfliessen müssen. Der Preis «In Ausbildung» wird aufgrund der errechneten Kosten nur leicht über dem «Deckungsbeitrag» angesetzt, der Preis «Übrige» liegt 20% höher.
Sportprogrammplanung
Der Prozess der Sportprogrammplanung – ein Kernprozess – wurde vollständig überarbeitet. Abläufe, Termine, Aufgaben und Zuständigkeiten sind neu von A bis Z definiert und dokumentiert. Dadurch wird die Planung verlässlicher und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden effizienter.
Zahlung mit Einzahlungsschein Fitnessraumbetreuung/Krafttrainingsberatung
Für den Bereich Fitnessraumbetreuung und Krafttrainingsberatung wurde die automatische Zahlungsaufforderung erfolgreich eingeführt (analog zu allen übrigen Kurs-Angeboten).
Projektmanagement-Tool
Um die Umsetzung von Ideen und Projekte effizient zu steuern, haben wir ein eigenes Projektmanagement-Tool entwickelt. Mitarbeitende können ihre Vorschläge direkt im «Ideenhaus» einreichen. Anschliessend wird jede Idee systematisch eingeordnet und als Speedprojekt, als reguläres Projekt, als Event oder als einfache Aufgabe weiterverfolgt – oder aber als abgelehnte Idee verworfen.
Für alle Kategorien stehen standardisierte Vorlagen für Antrag und Konzept bereit. Diese Systematik liefert einen klareren Überblick über alle Aufgaben und Projekte, was die Ressourceneinplanung deutlich verbessert, insbesondere im IT-Bereich.
Wertvolle Ideen werden so schnell erfasst, gegenüber den Mitarbeitenden transparent priorisiert und effektiv umgesetzt, was die Planung und Führung spürbar erleichtert.
Nachhaltigkeit
Mit der Anstellung von Karin Schneiter im Team Hausdienst ergab sich im Zusammenhang mit der Nachhaltigkeit von Sporttextilien eine neue Möglichkeit. Karin hat Passion und Ausrüstung für Näharbeiten und kann Schäden an Textilien selbstständig reparieren. Durch die internen Reparaturarbeiten spart der Unisport Transportwege ein und verlängert die Lebensdauer der Sporttextilien.